Emelie Fågelstedt: Distansarbete är enkelt – utmaningen ligger i hybriden

I takt med att pandemin förhoppningsvis långsamt klingar av börjar organisationer sakta men säkert att sätta planen för hur vi ska arbeta framåt. När regeringen även kommit med besked kring att de flesta restriktioner, och därmed även rådet om att jobba hemifrån, nu lyfts blir frågan kring hur flexibilitet ska se ut på arbetsplatsen mer relevant än någonsin. Vi har länge pratat om en hybrid arbetsmodell, där vi spenderar viss tid på kontoret och viss tid på distans, men hur fungerar det i praktiken?

När vi på Svenska Nomader tillsammans med Wise IT and Wise Consulting genomförde en uppföljning på undersökningen ’Svenskarnas inställning till distansarbete’ i våras svarade nästan hälften av respondenterna att de fortfarande inte fått några tydliga direktiv kring hur policyn på deras arbetsplatser skulle se ut kopplat till hemarbete efter pandemin. I diskussioner med mitt nätverk de senaste dagarna verkar det fortsatt vara många som inte tagit officiell ställning kring den långsiktiga planen och inställning kring distansarbete. Många är fortsatt avvaktande.

Under ett och ett halvt år har många av oss fått jobba helt på distans för att bromsa smittspridningen. Undersökningar från flera håll visar att det har fungerat oväntat bra, och att medarbetare har trivts med möjligheten att jobba mer hemifrån. Mindre tid för pendling och känslan av att vara mer produktiv är de två främsta fördelar som lyfts i Svenska Nomaders och Wise IT och Wise Consultings gemensamma undersökning. Samtidigt har vi saknat den sociala kontakten med kollegorna, och samarbeten har i viss mån försvårats. Många längtar tillbaka till kontoren, andra trivs väldigt bra arbetandes från hemmet.

Det som många är överens om är dock att just möjligheten att jobba mer flexibelt, och därmed kunna bestämma varifrån man jobbar åtminstone några dagar i veckan, kommer att vara fortsatt viktigt. Ens inställning till distansarbete kommer med allra största sannolikhet att påverka hur attraktiv man är som arbetsgivare och därmed även hur bra man lyckas behålla och även attrahera kompetens till sin organisation. Risken med för strikta regler kring kontorsarbete framåt kan alltså komma att bli en nackdel för organisationer som förlorar viktiga medarbetare.

Att sätta en plan för en hybrid arbetsstrategi handlar inte bara om att jobba med digitala verktyg utan att på riktigt ställa om till digitala arbetssätt. Något som kommer bli ännu viktigare när flera kollegor kommer tillbaka till kontoret och enklare kan fatta beslut kring kaffemaskinen, medan de som jobbar på distans lämnas utanför beslutskedjan.

Viktiga faktorer i en hybrid arbetsstrategi

1. Förstå allas individuella drivkrafter

Alla vill inte jobba från kontoret och alla vill inte jobba på distans. Vissa vill kombinera och köra en hybridmodell medan andra kommer önska återgå till hur det var innan pandemin, med majoriteten av arbetet från kontoret. Som ledare och även god medarbetare är det viktigt att förstå och även acceptera varje persons individuella drivkrafter och behov och även att vara inlyssnande för varje persons utmaningar. Det finns ingen ’one size fits all’ utan ett mer individbaserat tankesätt krävs på en hybrid arbetsplats. Därtill behöver så väl tekniken som företagskulturen finnas där för att stötta upp oavsett hur och var varje enskild person väljer att jobba framöver.

2. Asynkroniserat arbete blir ett måste

Asynkroniserat arbete, där man inte är beroende av sina kollegors scheman utan kan jobba på egen hand, kommer att bli viktigare framöver. Om vi inte alla sitter på samma plats, eller ens jobbar mellan samma klockslag, är det viktigt att arbete inte stannar upp i väntan på svar från en kollega. I högsta möjligaste mån bör man som organisation övergå till mer asynkroniserat arbete där varje individ kan fortsätta i sin arbetsprocess oberoende av sina kollegor. Genom att sätta tydliga gemensamma mål och en tydlig väg framåt blir det enklare att undvika flaskhalsar och att behöva lägga flera timmar i väntan på svar från andra i teamet. Det skapar en större effektivitet i projekt och minskar även frustrationen över att inte kunna gå vidare.

3. Dokumentera alla arbetsprocesser och beslut

Dokumentera arbetsprocesser, och jobba om möjligt i kollaborativa verktyg där alla på ett team har möjlighet att själva rapportera var de befinner sig i sitt arbete. När vi inte alla ses på kontoret i samma utsträckning är det viktigt att ändå hålla sig ajour med vad andra på teamet gör och var de ligger till i olika processer. Att sedan dokumentera beslut på ett sätt att alla enkelt kommer åt dessa är av ännu större vikt, särskilt som det ofta är oundvikligt att snabba beslut även fattas vid kaffeautomaten eller i korridoren. Då är det viktigt att även dem som jobbar på distans snabbt uppdateras om vad som sker, så att alla känner sig inkluderade och vet vad som gäller i nästa steg.

4. Chefen visar att distans fortfarande är ok

När vi återgår till kontoret är det viktigt att chefen fortsatt visar att distansarbete är ok, om det är den policy som satts på en organisation. Om chefen är på kontoret fem dagar i veckan skickar det signaler kring att det bästa och mest accepterade är att jobba fysiskt på plats, och att arbete från hemmet eller annan plats är mindre önskvärt. Chefen bör därför aktivt besluta kring att jobba på distans någon eller några dagar i veckan, både för att visa att så väl de på plats som de som jobbar på distans är lika mycket värda i hur de väljer att jobba. Chefen får du även själv känna av hur det är att vara distansarbetare på en hybrid arbetsplats och lättare förstå de utmaningar som uppkommer för andra i teamet som också valt att jobba hemifrån.

5. Det sociala ska stå i centrum

Skapa utrymme för sociala interaktioner och att stärka teamkänslan. I den undersökningen som vi på Svenska Nomader gjorde tillsammans med Wise IT och Wise Consulting under våren 2021 visade det sig att den största utmaningen med distansarbete var att få till den sociala kontakten med kollegorna. Fortsätt bjud in till initiativ som gemensamma digitala fikor eller luncher, cook-a-longs, digitala föreläsningar eller digitala hälsoutmaningar. Men sikta även på att skapa sammanhang där alla faktiskt möts fysiskt på kontoret också i den mån det är möjligt. Skapa en arbetsplats som är attraktiv och som medarbetarna självmant väljer att komma till, och låt fokus vara på värdeskapande och samskapande aktiviteter när alla ses på samma plats.

6. En policy för möten onsite och på distans

Låt avstämningsmöten och veckomöten fortsatt vara öppna att delta på så väl på plats på kontoret som på distans. Utgå från hur de på distans inkluderas i dessa möten och säkerställ att alla enkelt ges möjlighet att komma till tals oavsett var de befinner sig. En idé kan även vara att låta alla ha sin egen laptop med webcam öppna så att alla fortsatt syns med egen profilbild inne på videosamtalet för att skapa mer sammanhang även för den som är på distans. Som organisation är det bra med en policy kring vilka möten som kan tas på distans och vilka som helst bör ske fysiskt. Mer teambuilding, brainstorming och värdeskapande aktiviteter kan med fördel förläggas som fysiska möten när dessa behövs, och då ligger fokus på utvärdering och framtidsspaning snarare än rutinmässiga veckoavstämningar.

7. Plocka in fler perspektiv – ha en gigstrategi

Som en bonus innebär ökat distansarbete även en möjlighet att jobba mer med personer utanför den egna organisationen, oavsett var i landet eller världen de befinner sig. Gigekonomin är ett fenomen som spås öka ytterligare som en följd av pandemin, där individer jobbar utanför den traditionella normen av en tillsvidareanställning och istället jobbar mer uppdragsbaserat som frilansare. Mycket toppkompetens finns idag att hitta bland landets frilansare och giggare, och för organisationer finns många möjligheter med att plocka in extern kompetens och perspektiv för att ytterligare stärka upp ett projekt eller en process. Att ha en gigstrategi för att täppa kompetensluckor kan vara en stor konkurrensfördel framåt.

Om författaren:

Emelie Fågelstedt är digital strateg och medgrundare av Svenska Nomader, Sveriges största nätverk för digitala nomader och distansarbetare. Hon har sedan 2010 drivit en egen kommunikationsbyrå och jobbat på distans och i nätverk med andra frilansare och företag sedan 2014. Emelie är en flitigt anlitade föreläsare och skribent på ämnen som rör framtidens arbetsmarknad, gigekonomin, digitalisering och distansarbete.