Do’s and Don’ts när du ska centralisera och implementera ett system i ett stort globalt bolag.

Att centralisera system är något som många bolag behöver göra. Men att faktiskt lyckas implementera ett system på ett globalt företag med flera olika enheter och dotterbolag kräver hårt förändringsarbete. Rune Olsen har under de senaste åren arbetat med att implementera ett cloudbaserat system på ett allmänkänt företag. Ett bolag med många olika enheter, system och sätt att arbeta på. Här får du ta del av hans do’s och don’ts när du ska driva förändring och implementera ett system på en global nivå!

Syftet med att gå från flera system till ett gemensamt system handlar ofta om att effektivisera och att dra ner på kostnader – men utmaningarna att faktiskt lyckas implementera kan vara stora. Globala bolag med flera dotterbolag och enheter i olika länder har olika arbetssätt och lagkrav. Frankrike till exempel är ett byråkratiskt land som kräver mer uppföljning än andra.

Rune, som arbetar på IT, driver tillsammans med HR detta projekt. Anledningen till att samarbetet mellan HR och IT är viktigt är för att HR förstår sig på medarbetarna och är bra på att driva förändring, men utan IT:s kompetens är det varit omöjligt att faktiskt lyckas implementera ett cloudbaserat system.

Det här är Runes do’s and don’ts för dig som ska driva förändringen av att implementera och centralisera ett system.

1. Tiden innan utrullningen är viktigast. Det är viktigt att göra en nulägesanalys över hur det ser ut i organisationen. Vilka team behöver extra stöd? Stressa inte med att rulla ut systemet – utan se till att utrullningen blir så bra som den bara kan bli. Lägg hellre ner mer tid innan utrullningen än under tiden.

2. När det väl är dags att implementera ett system så är det bra om strukturen och arbetsrutinerna är klara och på plats. På vilket sätt ska vi arbeta med systemet? Alla har sina olika rutiner och medarbetarna kommer garanterat hitta sina egna lösningar till problem. Att ha strukturen satt från början gör att det blir lättare för alla som ska använda systemet att faktiskt lyckas.

3. Kanske låter det som en självklarhet, men många bolag glömmer faktiskt bort att ha bra support som kan stödja från dag ett. Ni behöver både administrationssupport och end-user support på plats. Medarbetarna kommer uppleva att förberedelserna för att byta system är bra, och också känna sig mer engagerade i att lära sig systemet.

Tänk på medarbetarna och se till att veta hur ni arbetar med förändringsledning!

Som alla förändringsarbeten så kommer det krävas mycket av er som förändringsledare men även av era medarbetare. Det är viktigt att sälja in vad systemet kan göra för respektive team och vad det kan betyda för bolaget i helhet. Se till att involvera medarbetarna och distribuera ansvaret. Ett tips är att se till att varje enhet har ansvariga som kan ta beslut och känner till sina egna processer.

Lycka till!