Ska medarbetaren få barn eller ta tjänstledigt? Såhär förbereder du dig!

Ska din kollega få barn? Eller ta en timeout för att pröva sina egna vingar? Vad kul! Att du som arbetsgivare får stå bredvid din medarbetare i livets alla skeenden. För trots att det innebär lite fix vill du väl också vara en sådan arbetsgivare som tar förändringar med en klackspark. Eller hur?

I grund och botten vill nog alla känna att ens arbetsgivare bryr sig på riktigt. Så hur du väljer att bemöta dina medarbetare i stunder som dessa kommer ha en avsevärd påverkan på hur de upplever sin arbetsplats. För att främja ett hälsosamt klimat på lång sikt och skapa en miljö som medarbetarna vill stanna kvar i när de kommer tillbaka behöver du tänka till en extra gång. Men hur mycket du än bryr dig och uppmuntrar dina anställda till att ta tiden de behöver, så är det inte alltid lätt att få det praktiska att gå ihop. Därför har jag samlat mina bästa tips här på hur du manövrerar en personalförändring och täcker upp för din kollega.

Förändring är oundvikligt – så ta med det i planeringen

Att saker och ting förändras är oundvikligt – så det är lika bra att omfamna situationen från början. Oavsett om förändringen sker väntat eller oväntat så bör du alltid ta höjd för detta i din planering av året. Detta gäller såväl budget, riskanalys, kompetensförsörjning och kandidatunderlag. Ofta kommer förändringar som en överraskning vilket skapar en utmanande situation där personen behöver ersättas snabbt. Detta blir naturligtvis oerhört brådskande om man sitter på arbetsuppgifter som inte kan vänta, till exempel på en IT-avdelning. Genom att göra en realistisk planering slipper du stå där utan beredskap, och du slipper stressade chefer och minskar de slutgiltiga konsekvenserna på organisationen.

Gör en handlingsplan

Vad händer egentligen när en person slutar? Om de efterlämnade arbetsuppgifterna fördelas ut på de kvarvarande kollegorna bör du fundera på om detta verkligen är den bästa vägen att gå. Personerna som är kvar har troligtvis redan fullt upp med sina befintliga arbetsuppgifter vilket enbart ökar deras stresspåslag. Dessutom kan fördelningen bli orättvis vilket riskerar att skapa osämja och missnöje inom gruppen. Det är alltid bäst att se till att det finns rimliga förutsättningar för att rollen ersätts på ett hållbart sätt.

Att vara oförberedd kan skada organisationen

När man inte förbereder sig på personalförändringar finns det en risk att organisationen tar skada. IT-projekt som rullar kan plötsligt behöva sättas på paus och arbetet fortskrider inte i samma takt som önskat. Det kan även uppstå bristfälligheter i kravställanden gentemot leverantörer och fel beslut kan tas om ersättaren saknar kompetens eller en helhetsförståelse för processen som den anställde var ansvarig för.

Ge den som är borta lite ro men exkludera inte!

Om man har valt att gå på föräldraledighet, ta tjänstledigt eller sjukskriva sig behöver man med största sannolikhet lite tid för sig själv. Du behöver därför ge din medarbetare en ärlig chans att koppla ur utan avbrott för att uppnå work life balance. Att ständigt jaga personen som är borta kommer kanske släcka några bränder på kort sikt, men för att skapa en långsiktighet i ert arbete måste personen kunna fokusera på sig själv en stund. Kanske är det bättre att anställa en konsult som täcker upp när personen är borta?

Men kom ihåg att inte tappa kontakten helt för då är det lätt att personen istället känner sig exkluderad. Se till att uppnå en balans där ni håller kollegan uppdaterad på vad som händer och bjuder in till gemensamma aktiviteter som till exempel kick-offs och liknande. Genom att inkludera personen som är borta ökar du sannolikheten för att personen vill komma tillbaka till er gemenskap efter ledigheten.

5 tips på hur du blir förberedd inför förändring

1. Gör en kompetenskartläggning kring vilken kunskap ni har idag och vad som kommer vara viktigt framöver. Det ger er en möjlighet att planera långsiktigt.

2. Arbeta aktivt med kompetensdelning och successionsplanering så att inte en person sitter på en nyckelkompetens helt själv. Då har ni en plan för hur ni utvecklar befintliga medarbetare och ser till att kompetensen säkras på kort och lång sikt.

3. Ha beredskap för rekrytering eller konsultanskaffning – arbeta proaktivt och nätverka med relevanta personer på marknaden som kan fylla upp de mest kritiska rollerna då behovet uppkommer.

4. Se till att ha koll på vilken partner ni kan använda er av när behovet uppstår och ni själva inte har tid eller kompetens att hitta rätt person för tjänsten.

5. Agera direkt när ni fått information om att någon kommer vara borta. Är det en väldigt specifik kompetens ni är ute efter kan det dröja innan ni får rätt person på plats. Det ultimata är om den nya personen hinner gå parallellt med den som kommer att lämna arbetsplatsen.

Hur förbereder ni er på oväntade förändringar? Har ni en strategi eller en plan? Dela gärna med er kring era best practices i så fall!

//Linda Mukka