TUI om automatisering: ”Vi sparar 40,000 timmar per år med automatisering!”

Många av oss hör ordet automatisering och tror direkt att en robot kommer ta över våra jobb. Men riktigt så ser det inte ut. Christopher Riddersäter arbetar som Automation & Machine Learning Lead på TUI, han anser att automatisering är avgörande för att både effektivisera och utveckla våra verksamheter.

Att automatisera ett bolag är en förändringsresa som kräver bra och tydlig kommunikation. Att gå in och säga att man ska automatisera ett affärsområde är kanske ingenting som initialt engagerar medarbetarna. En dag blev Christopher kontaktad av sin före detta chef som hade en vision ”vi behöver automatiseras här på TUI. Jag vet vad – och jag vill att du hjälper mig med hur”. Det var ett uppdrag som Christopher genast kastade sig in i helhjärtat. Sedan projektets start har han fokuserat på att minimera de monotona och tråkiga arbetsuppgifterna, vilket i sin tur har gjort att hans medarbetare har fått en positiv syn på automatisering. För att få med medarbetarna på spåret har en central del i hans vardag varit att tydligt kommunicera syftet med projektet – att förenkla kollegornas arbete.

”När vi går in i ett team eller på en avdelning så tittar vi på tre saker; hur lång tid tar de här processerna? Hur ofta görs de? Och hur tråkig är uppgiften att genomföra?”

När målet är att ta bort de tråkiga arbetsuppgifterna så kommer medarbetarna i sin tur ha mer tid och energi till att vara kreativa. Christopher menar att en stor fördel med att eliminera dessa tråkiga uppgifter är att du kan få mer draghjälp av medarbetarna.

Vad var utgångspunkten?

Första projektet blev att automaterisa IT-avdelningen på TUI. Det var ett bra ställe att börja på då Christopher både hade jobbat inom IT och hade bra koll på processerna och hur de kunde automatiseras. För att kunna mäta utvecklingen i förhållande till TUI:s mål satte man i början av projektet upp två mätvärden, så kallade KPI:er. Den första KPI:en ”efficiency value” var ämnad till att ge en bild över hur effektivt tiden och resurserna användes utan att gå till spillo. Den andra KPI:en ”quality value” mätte istället automatiseringens kvalité genom att se hur väl de nya förbättringarna presterade. Anledningen till att man valde just dessa mätvärden sa Christopher berodde på att:

”Det är bra och tydliga KPI:er som enkelt går att visa och förklara för en ledningsgrupp”

TUI har totalt sparat 40,000 timmar per år på att automatisera delar inom IT, vilket innebär att de kan använda de timmarna till att fokusera på andra mer värdeskapande aktiviteter. Efter ett tag valde man att lägga till ännu fler KPI:er för att ge en bättre bild över hur automatiseringsarbetet faktiskt fortskred. TUI började då till exempel titta på hur ofta man gjorde nya releaser, alltså lanseringar av nya automatiseringsfunktioner. Till en början handlade projektet främst om att bli av med tråkiga delar i arbetet men TUI hade så småningom också lyckats automatisera ytterligare processer som gjort dem mer snabbfotade i vardagen.

”Tänk dig att du har en robot som städar åt dig någon gång i veckan. I början märker du att du sparar fyra till fem timmar varje vecka, men efter ett tag inser du att du sätter igång roboten varannan dag. Roboten städar alltså oftare än du själv hade gjort – vilket gör att du inte bara effektiviserar din egna tid utan även får ett renare hem än om du städat själv”

Lästips: Så får du ditt utvecklingsteam att lyfta! 

Hur ser framtiden ut?

Christopher sitter nu på finansavdelningen och har som uppgift att titta på de övriga delarna av TUI – nämligen marknad och försäljning, produkt- och finansavdelningen.

”För att lyckas med automatisering av en avdelning så behöver vi en person som leder och ansvarar för förändringen – i detta fall är det jag. Men varje avdelning behöver ta ansvar för sina egna processer och driva dem internt. Det är så viktigt att det finns ett driv från verksamheten samtidigt som det finns kompetens kring hur förändringen ska åstadkommas”

Det är inte omöjligt att det kommer finnas en specialist på automatisering i varje bolag då det här arbetet kommer behöva göras kontinuerligt. IT-avdelningen på TUI sköter sig mer eller mindre själva idag – men det krävs ett starkt samarbete för att lyckas med det.